1.1. ¿Qué es la contabilidad? y ¿qué no es?

La contabilidad es el idioma universal del mundo empresarial. Como todo lenguaje, tiene una serie de reglas que todo el mundo debe seguir, si quiere ser entendido debidamente.

Así, empresarios, trabajadores, inversores, socios, acreedores y otros agentes pueden interpretar fácilmente la realidad de una empresa en un momento dado sin conocer prácticamente nada sobre ella a través de la revisión de los distintos documentos que forman parte de los estados contables. Los dos más importantes son la cuenta de explotación o cuenta de pérdidas y ganancias (pyg) y el balance de situación.

El fin último de la contabilidad es reflejar la imagen fiel de la empresa en un momento determinado, incluyendo el resultado de un determinado periodo y la situación financiera. Y el principal beneficio es que ayuda a tomar decisiones en base a criterios objetivos.

Hay dos tipos de contabilidad en función del tipo uso que se haga:

  • Contabilidad financiera (usuarios externos)
  • Contabilidad de gestión (usuarios internos) o también llamada contabilidad analítica

La imagen fiel podemos traducirlo como la situación patrimonial de la empresa.

La pregunta que trata de responder siempre la contabilidad es ¿cuál es el patrimonio neto de la empresa en un determinado momento?

También has de saber que la contabilidad no sirve no calcular los impuestos. O mejor dicho, no fue pensada para ello y, aunque es muy cómodo que de la contabilidad calculemos los impuestos, no siempre sucede así.

En algunas ocasiones, la legislación nos obliga a realizar cálculos y operaciones adicionales que para llevar una contabilidad perfecta no sería necesario. Por ejemplo, las bases de IVA. Contablemente nos da igual si las bases está exentas de IVA o aplican un IVA superreducido, reducido o normal. Sin embargo, estamos obligados a informar de dicha información a la Agencia Tributaria. En algunas ocasiones, tampoco corresponde el criterio de amortización de la empresa (luego lo veremos en inmovilizados) con las tablas de amortización de la Agencia Tributaria. Por lo tanto, quédate con que contabilidad no es igual a una manera de calcular tus impuestos, aunque están muy fuertemente ligadas.

Así pues definimos la contabilidad como un lenguaje o idioma que sirve para que todos los usuarios de una empresa puedan saber cuál es la imagen fiel en un determinado momento a través de la lectura del balance de situación.

Un usuario de Solucionaris que no sabe nada de contabilidad debe ser capaz de manejar con soltura dos conceptos elementales de la contabilidad.

  • La cuenta contable
  • La partida doble

 

Cuenta contable y partida doble

 

Todo movimiento y operación que se realiza en la vida de una empresa ha de registrarse contablemente en lo que se conoce como un asiento contable.

Y en todo asiento contable intervienen como mínimo de dos cuentas contables.

La contabilidad asigna un nombre y un número para cada cuenta que se escogen en función de las normas del lenguaje contable. Solucionaris App las aplica automáticamente por lo que no es necesario abundar más en la materia.

Por ejemplo, todos tus clientes tienen una cuenta contable cuyo número empieza por 400, tus proveedores por 410 y así con todo.

Todos los elemento patrimoniales de la empresa y todos los terceros (cliente, proveedor, personal, socio) con los que interactúa la empresa tienen una cuenta contable asignada en la que se van registrado las operaciones en las que interviene ese tercero.

A todas las cuentas juntas de la empresa se les llama el plan de cuentas o plan contable. El plan de cuentas es libre para cada empresa, aunque normalmente todas las empresas siguen el modelo recomendado por la normativa contable.

Así pues, si le vendemos un producto o un servicio a un cliente, anotamos en un asiento contable esa venta. Es como si escribiéramos en otras palabras: le hemos vendido al Cliente SL con número 400xxx una factura por importe de 75 euros.

Esta operación la hace el robot contable de Solucionaris de forma desasistida. Cuando creas el cliente, Solucionaris le crea todas las cuentas en las que puede intervenir ese cliente y cuando le haces una venta, lo registra en la cuenta.

Hemos dicho al principio de este capítulo que en todo asiento contable intervienen dos cuentas contables.

Hasta ahora hemos explicado cómo  registra quién interviene en esa operación (le hemos vendido al cliente SL…). Con esta información no sería suficiente para poder acabar dibujando la imagen fiel de la empresa, ya que al menos necesitamos saber qué le hemos vendido.

No necesitamos saber qué producto o qué servicio en concreto, pero sí el tipo de producto o servicio.

No es lo mismo vender mercaderías (productos que se compran o venden), un alquiler, una prestación de servicio o un producto terminado.

Esta necesidad de saber más detalles que operación fue resuelta con lo que se conoce como la partida doble. Y es el gran avance que supuso el nacimiento de la contabilidad moderna en el Renacimiento como respuesta a la creciente complejidad del comercio marítimo.

Así pues cada operación que realiza una empresa se anota como mínimo en un asiento que a su vez tiene como mínimo dos cuentas contables diferentes:

  • La cuenta del titular o sujeto de esa operación. El quién
  • La naturaleza de la operación. El qué.

 

No te has de preocupar en exceso tampoco de la doble cuenta por Solucionaris App anota el movimiento en el quién y el qué que le corresponde.

Ya te hemos dicho que al crear un tercero, el sistema le asigna solo un número de cuenta.

Para el qué no es tan sencillo porque requiere una intervención humana, si bien de extrema facilidad.

Y aquí vamos a separar entre compras y gastos y ventas ya que el robot contable de Solucionaris no actúa de la misma manera, aunque conceptualmente estamos ante el mismo hecho.

Compras/Gastos

 

Para tu cultura general has de saber que no es lo mismo una compra que un gasto. La frontera es sutil y admite diferentes interpretaciones. Además, no afecta a la operativa en Solucionaris. Una manera de entenderlo es que las compras están relacionadas directamente con la producción de bienes de una empresa y los gastos lo están indirectamente.

Es necesario que sepas que los tipos de compras y de gastos son diferentes y que son excluyentes, es decir, o son de compras o son de gastos.

Según la normativa, tenemos los siguientes tipos de compras:

  • Mercaderías
  • Materias Primas
  • Otros aprovisionamientos
  • Trabajos realizados por otras empresas

 

Y los siguientes tipos de gastos:

  • Gastos en investigación y desarrollo
  • Arrendamientos y cánones (alquileres)
  • Reparaciones y conservaciones
  • Servicios de profesionales independientes
  • Transportes
  • Primas de seguros
  • Servicios bancarios y similares
  • Publicidad, propaganda y relaciones públicas
  • Suministros
  • Gastos diversos

 

Como es importante que manejes con soltura el sentido de cada una de las cuenta, vamos a ampliar la explicación de cada uno de los tipos de compras. Quizá no los uses todos en tu empresa porque según el tipo de empresa, utilizará unas cuentas u otras.

De hecho, si es una empresa de servicios es posible que no use cuentas de compras y que sólo maneje cuentas de gastos. La explicación de los tipos de gastos no es necesaria porque responde a lo que dice su enunciado.

 

  • Mercaderías. Son productos que se compra y venden y que no se manipulan. Por ejemplo, un periódico para un quiosco, unos zapatos para una zapatería, una botella de vino, para una vinacoteca.
  • Materias Primas. Son los productos que necesitamos para producir algún determinado bien. Por ejemplo, la harina, para un panadero.
  • Otros aprovisionamientos. No son ni mercaderías ni materias primas. Por ejemplo, la cinta de lomo que se usa en un bar para preparar bocadillos de lomo.
  • Trabajos realizados por otras empresas. Como su propio nombre indica, son los trabajos que han realizado otras empresas para ti. Por ejemplo, una retroexcavadora para hacer un agujero en el que el constructor realizará una piscina.

Si la empresa es nueva, habrá de ir creando las cuentas de compras y gastos que vaya necesitando a lo largo de su vida útil.

Si la empresa está en funcionamiento, ya habrá creado las cuentas de gastos que ha necesitado hasta la fecha.

No hay límite en la creación de subcuentas, es decir, podemos crear tantas cuentas como queramos dentro del tipo (se conoce como grupo) contable.

Por ejemplo, si tenemos una pequeña fábrica de helados con varios puntos de venta y pagamos por todos ellos un alquiler, podemos, según nuestro criterio, que es igual que válido que el del vecino hacer lo que queramos. Sin carácter limitante, se nos ocurren las siguientes opciones.

Utilizar sólo una cuenta de alquileres para registrar todos los gastos de alquiler que tenemos.

Utilizar una cuenta para separar el alquiler industrial del comercial, bautizándolas como “alquiler nave” y “alquiler tiendas”.

O incluso crear una cuenta para cada unidad de negocio: alquiler nave, alquiler tienda calle x.

Rizando el rizo, si la nave tuviera una parte de venta al público, la misma factura de alquiler podría desglosarse en “alquiler nave” y “alquiler tienda nave” en función, por ejemplo, de los metros cuadrados que destinamos a un uso y a otro.

Ya hemos visto que la contabilidad admite diferentes praxis a la hora de operar y que todas son buenas si cumplen la normativa y responden a las necesidades de la empresa.

Un criterio general es que cuando más detallada esté la contabilidad, mejor. Y es que una de las virtudes de la contabilidad es poder ir agregando en masas patrimoniales de jerarquía superior diferentes partidas.

Siguiendo con el ejemplo del alquiler, si hemos optado por asignar una cuenta de alquiler a cada local, dispondremos de una información precisa de cómo funciona cada tienda y decidir si es conveniente cerrar, mantener o potenciar cada una de ella. Ello, además, no nos impide saber cuánto gastamos en alquileres al año o al mes porque la contabilidad sabe que todos los alquileres se suman en una cuenta superior de alquileres y que los alquileres se suman a su vez en los gastos y así sucesivamente.

Normalmente, el 99% de las compras/gastos que le hacemos a un proveedor siempre son del mismo tipo.

Aprovechando este principio, bien durante la importación bien manualmente durante la creación de ese proveedor, le asignamos una cuenta contable por defecto. Es decir, asociamos ese proveedor al tipo de gasto/compra que le hacemos normalmente.

De esta manera, cuando precontabilizamos una factura y te la mostramos en la bandeja de entrada de facturas, ésta viene precontabilizada en una única cuenta y siempre la que tenemos asignada por defecto.

Si estamos ante una excepción, deberás editar la cuenta manualmente, bien cambiándola entera o bien añadiendo nuevas cuentas y asignado un porcentaje de la factura a cada una de ellas.

 

 Ventas

 

Las ventas funcionan exactamente igual que las compras y gastos, en la medida en la que tenemos diferentes tipos (grupos) de ventas y que podemos agrupar en mayor o menor detalle.

No obstante, como las facturas de ventas las generamos nosotros en lugar de asignar el tipo de venta a la factura lo hacemos al artículo.

Tenemos los siguientes tipos de ventas con carácter general:

  • Ventas de mercaderías
  • Ventas de productos terminados
  • Prestaciones de servicios

 

Las mercaderías son productos que previamente hemos comprado y que no hemos manipulado porque si los hubiéramos manipulado no podrían ser mercaderías.

Ventas de productos terminados son los productos que hemos hecho a través de las materias primas, las compras de otros aprovisionamientos y los trabajos realizados por otras empresas. Por ejemplo, el pan del panadero.

Finalmente las prestaciones de servicios son los servicios que prestamos a nuestros clientes.

Cada vez que damos de alta un artículo en Solucionaris le asignamos la naturaleza que tiene para nuestra empresa ese artículo.

Aprovechamos para advertirte que en contabilidad no hay verdades absolutas y que todo es relativo en función del tipo de empresa o actividad. Por ejemplo, la harina para un panadero es una materia prima, para una pizzería, otros aprovisionamientos y para un supermercado, una mercadería.

También hay otro tipo de ventas:

  • Alquileres
  • Ingresos por servicios diversos

 

 

Inmovilizado

 

Un bien que tiene vocación de permanencia en la empresa, y por vocación de permanencia entendemos más de 12 meses, se considera un inmovilizado.

La diferencia entre un inmovilizado y un elemento de consumo es que sólo aplicamos una parte del coste a cada periodo.

Por ejemplo, una mesa tiene un periodo de amortización de 5 años. Compramos la mesa en enero del ejercicio 1 por valor de 1.000 euros.

Para calcular el resultado de ejercicio 1, sólo se contemplará como gasto de ese ejercicio 200 euros. Y así sucesivamente cada uno de los cuatro años restantes.

Cuando ya está amortizada, no se imputan gastos. Aunque sea un elemento que contribuya al proceso productivo, no aparece en la imagen fiel.

Muchas empresas utilizan las amortizaciones en función de las necesidades tributarias, ya que una amortización más rápida permite reducir la carga fiscal durante algunos ejercicios.

Lo más coherente es amortizar en función del uso y del desgaste que se piensa dar a ese bien.

Si en nuestra empresa cambiamos de furgoneta cada tres años porque somos una empresa constructora que le da mucha caña a las furgonetas y a los tres años están para desguace, hay que amortizar en tres años.

En cambio, si a nosotros las furgonetas nos duran 10 años porque sólo las usamos con carácter comercial, hay que amortizar en 10 años.

A título informativo, debes manejar con soltura el concepto de valor residual. El valor residual de un bien es la parte del valor que nunca desaparece y, por lo tanto, o se amortiza.

Por ejemplo, la furgoneta que destrozamos en tres años tiene un valor de desguace de 500 euros. Pues esos 500 euros corresponden al valor residual.

El sistema no es capaz de identificar los inmovilizados por sí solo. Básicamente porque lo que para una empresa es un inmovilizado para otra es una mercadería. Por este motivo, el usuario deberá identificar las compras de inmovilizados y tratarlas debidamente como explicaremos en el apartado correspondiente.

 

Efectos prácticos

 

El efecto práctico de haber asignado los tipos de compras y gastos a un proveedor por defecto y los tipos de venta a los artículos es que, gracias a que cada tercero tiene también un número de cuenta asignado automáticamente, el robot contable de Solucionaris contabiliza correctamente el 99% de las facturas que recibimos y emitimos, por lo que sólo nos hemos de preocupar de lo siguiente:

  • Asignar correctamente la cuenta contable por defecto del proveedor y editar la factura en el caso de que la compra/gasto no queremos que vaya al 100% a esa cuenta.
  • Asignar correctamente los tipos de venta a cada artículo o introducirlo manualmente si se trata de ingresos por servicios diversos.

Además, en Solucionaris te responderemos siempre a las dudas que puedas tener cuando se produzcan algunos de los casos anteriores o excepciones que no sepas cómo resolver.

Por si fuera poco, las excepciones puede que no se produzcan nunca y si se producen y no se hacen bien, salvo en el caso del inmovilizado, no tendrían consecuencias en material fiscal y no desvirtuarían el carácter general.

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“En el futuro inmediato sólo habrá empresas digitales. O mejor dicho, todo tendrá que ver con su gestión de lo digital. Digamos que digitalizarse o no, en el caso de las empresas, no será una opción y dependerá de cuándo, cómo y con quién. De hecho, sólo en el mecanismo que utilicen para transformarse estará la diferencia y la clave del éxito y, en muchos casos, la propia supervivencia”.

Marc Vidal Magazine editor en Westinghouse, Future Economy 16/10/2015

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